১. Orders পেজ খোঁজা
বাম সাইডবারে Students-এর অধীনে, Orders-এ ক্লিক করুন। পেজটি Product Orders & Shipping শিরোনাম নিয়ে খোলে।
শুধুমাত্র সেই ক্রয়গুলোই এই তালিকায় দেখা যায় যেগুলোর সাথে একটি ডেলিভারি ঠিকানা যুক্ত আছে, ফলে এটি কার্যত আপনার ফিজিক্যাল বইয়ের কিউ (শুধুমাত্র-পিডিএফ ক্রয়গুলো এখানে দেখানো হয় না)। নতুন স্ট্যাটাস দিয়ে তালিকাটি রিলোড করতে চাইলে উপরের ডানদিকে Refresh-এ ক্লিক করুন।
২. অর্ডার তালিকা পড়া
অর্ডারগুলো সবচেয়ে নতুন থেকে দেখানো হয়, প্রতি পেজে ১০টি করে, এবং টেবিলে এই কলামগুলো থাকে:
- Order ID: অর্ডারের জন্য একটি সংক্ষিপ্ত রেফারেন্স (ট্রানজ্যাকশনের শেষ ৮টি অক্ষর, #A1B2C3D4 আকারে দেখানো)।
- Customer: ক্রেতার নাম, নিচে ডেলিভারি মোবাইল নম্বর সহ।
- Items: অর্ডারে কতগুলো বই পণ্য আছে (যেমন 2 product(s))।
- Amount: টাকায় মোট অর্ডার মূল্য।
- Payment: টাকা পাওয়া গেছে কিনা।
- Shipping: ডেলিভারি চক্রে পার্সেলটি কোথায় আছে।
- Date: অর্ডার করার দিন।
- Actions: চোখের আইকনে ক্লিক করলে সম্পূর্ণ অর্ডার খোলে, পেন্সিল আইকনে ক্লিক করলে শিপিং আপডেট ফর্ম খোলে।
একাধিক পেজের ফলাফল থাকলে, নিচের Previous এবং Next বাটন ব্যবহার করুন; মাঝের কাউন্টারে Page 1 of 3 লেখা থাকে। আপনার ফিল্টারের সাথে কিছু না মিললে, পেজে No Orders Found দেখানো হয়।
৩. খোঁজা এবং ফিল্টার করা
ফিল্টার বার টেবিলের ঠিক উপরে থাকে।
- Search box: Search by name, mobile, or transaction ID... এটি ক্রেতার নাম, ক্রেতার মোবাইল নম্বর, ডেলিভারি ঠিকানায় সংরক্ষিত মোবাইল নম্বর এবং ট্রানজ্যাকশন আইডির সাথে মেলায়।
- Payment Status: All Payments, Pending, Completed অথবা Failed নির্বাচন করুন।
- Shipping Status: All Shipping, Processing, Shipped, Delivered, Returned অথবা Cancelled নির্বাচন করুন।
- Filter: প্রথম পেজ থেকে আপনার সার্চ ও ফিল্টার আবার চালাতে এই বাটনে ক্লিক করুন।
দুটি ড্রপডাউন একসাথে ব্যবহার করা একটি কার্যকর তালিকা তৈরির সবচেয়ে দ্রুত উপায়। Payment-এ Completed এবং Shipping-এ Processing একসাথে ব্যবহার করলে ঠিক সেইসব পার্সেল পাওয়া যায় যেগুলোর টাকা পরিশোধিত কিন্তু এখনো প্যাক করার অপেক্ষায় আছে।
এই পেজে কোনো ডেট রেঞ্জ পিকার নেই। Date কলামটি শুধু দেখার জন্য, এবং তালিকা সবসময় সবচেয়ে সাম্প্রতিক অর্ডার উপরে রেখে সাজানো থাকে।
৪. প্রতিটি অর্ডারের দুটি স্ট্যাটাস
প্রতিটি অর্ডারে দুটি আলাদা স্ট্যাটাস থাকে, এবং এই দুটিকে গুলিয়ে না ফেলা গুরুত্বপূর্ণ।
Payment status (Payment কলাম)
- COMPLETED: টাকা পাওয়া গেছে। অর্ডার উইন্ডোর ভেতরে এই ব্যাজে Paid লেখা থাকে।
- PENDING: এখনো পেমেন্ট পাওয়া যায়নি।
- ONLINE_PENDING: শিক্ষার্থী একটি অনলাইন পেমেন্ট শুরু করেছেন যা গেটওয়ে এখনো নিশ্চিত করেনি। অর্ডার উইন্ডোর ভেতরে এই ব্যাজে Processing লেখা থাকে।
- FAILED: পেমেন্টের চেষ্টা সফল হয়নি।
Payment স্ট্যাটাস পেমেন্ট রেকর্ড থেকেই আসে এবং Orders পেজ থেকে পরিবর্তন করা যায় না, তাই Payment কলামকে আপনার পেমেন্টের রিড-অনলি প্রমাণ হিসেবে বিবেচনা করুন এবং কিছু পাঠানোর আগে এটি COMPLETED দেখাচ্ছে কিনা নিশ্চিত করুন।
Shipping status (Shipping কলাম) — এই অংশটি আপনি নিয়ন্ত্রণ করেন:
- Processing: একটি নতুন অর্ডার যা এখনো পাঠানো হয়নি। প্রতিটি অর্ডার এখান থেকেই শুরু হয়।
- Shipped: কুরিয়ারের হাতে তুলে দেওয়া হয়েছে এবং পথে আছে।
- Delivered: ক্রেতা গ্রহণ করেছেন। এটি একটি চূড়ান্ত স্ট্যাটাস।
- Returned: পার্সেলটি ডেলিভার না হয়ে ফেরত এসেছে।
- Cancelled: অর্ডারটি বন্ধ করে দেওয়া হয়েছে। এটি একটি চূড়ান্ত স্ট্যাটাস।
৫. একটি অর্ডার খোলা
Actions কলামে চোখের আইকনে ক্লিক করুন। Order #A1B2C3D4 শিরোনামের একটি উইন্ডো খোলে, নিচে সম্পূর্ণ অর্ডারের তারিখ ও সময়সহ, যেখানে দেখানো হয়:
- উপরে দুটি ব্যাজ: পেমেন্ট স্ট্যাটাস এবং শিপিং স্ট্যাটাস।
- Customer Information: নাম, মোবাইল এবং ইমেইল।
- Shipping Address: রাস্তার ঠিকানা, শহর, রাজ্য, Postal Code এবং ডেলিভারির জন্য যোগাযোগের ফোন নম্বর।
- Tracking Number: আপনি একটি লিখে থাকলে হাইলাইট করা স্ট্রিপে দেখানো হয়।
- Courier Information: অর্ডারটি কুরিয়ারে পাঠানোর পরেই কেবল দেখা যায়।
- Note: অর্ডারে সংরক্ষিত আপনার মন্তব্য, একটি হলুদ স্ট্রিপে দেখানো হয়।
- Order Items: শিরোনামে আইটেমের সংখ্যা থাকে, এবং প্রতিটি লাইনে বইয়ের কভার, বইয়ের নাম, লেখক এবং দাম দেখানো হয়।
- Total Amount: নিচে সম্পূর্ণ অর্ডার মূল্য।
এই উইন্ডোটি রিড-অনলি। X দিয়ে এটি বন্ধ করুন এবং কিছু পরিবর্তন করতে হলে পেন্সিল আইকন ব্যবহার করুন।
৬. অর্ডারকে এর জীবনচক্রের মধ্য দিয়ে এগিয়ে নেওয়া
- অর্ডার সারিতে পেন্সিল আইকনে ক্লিক করুন। Update Shipping Status উইন্ডোটি শিরোনামের নিচে অর্ডার নম্বরসহ খোলে।
- Shipping Status: নতুন পর্যায় বেছে নিন — Processing, Shipped, Delivered, Returned অথবা Cancelled। ড্রপডাউনটি অর্ডারের বর্তমান স্ট্যাটাসে খোলে।
- Tracking Number (Optional): আপনি নিজে ডেলিভারি বুক করে থাকলে কুরিয়ারের ট্র্যাকিং নম্বর লিখুন।
- Comment (Optional): একটি সংক্ষিপ্ত অভ্যন্তরীণ নোট যোগ করুন (উদাহরণস্বরূপ, "Customer asked for Friday delivery")। এটি অর্ডার উইন্ডোতে Note হিসেবে দেখানো হয়।
- সংরক্ষণ করতে Update Status-এ ক্লিক করুন, অথবা কিছু পরিবর্তন না করে বন্ধ করতে Cancel-এ ক্লিক করুন। একটি নিশ্চিতকরণ বার্তা দেখায় Shipping status updated successfully।
স্বাভাবিক পথ হলো অর্ডার এলে Processing, কুরিয়ারের হাতে তুলে দিলে Shipped, এবং ক্রেতা পেলে Delivered। আপনার কাছে ফেরত আসা পার্সেলের জন্য Returned ব্যবহার করুন।
Delivered এবং Cancelled চূড়ান্ত। একটি অর্ডার এই দুটির যেকোনো একটিতে পৌঁছালে, সেই সারির পেন্সিল আইকন ফিকে হয়ে যায় এবং আর ক্লিক করা যায় না। এই দুটি স্ট্যাটাস শুধুমাত্র নিশ্চিত হলেই সেট করুন।
৭. Steadfast কুরিয়ারে অর্ডার পাঠানো
Course37 সরাসরি Steadfast-এর কাছে পার্সেল হস্তান্তর করতে পারে, তাই আপনাকে কুরিয়ার পোর্টালে আবার ঠিকানা টাইপ করতে হয় না।
এটি ব্যবহার করার আগে, ইন্টিগ্রেশনটি একবার চালু করতে হবে: বাম সাইডবারে Integrations-এ যান, Steadfast Courier কার্ড খুঁজুন এবং Configure-এ ক্লিক করুন, Enable Steadfast Courier চালু করুন, এবং Steadfast মার্চেন্ট পোর্টাল থেকে আপনার API Key এবং Secret Key লিখুন। একই স্ক্রিনে আপনি একটি Webhook Bearer Token যোগ করতে পারেন এবং Webhook URL কপি করে আপনার Steadfast পোর্টালে বসাতে পারেন যাতে ডেলিভারি আপডেট স্বয়ংক্রিয়ভাবে ফিরে আসে। শেষ করতে Save Changes-এ ক্লিক করুন।
একটি অর্ডার পাঠাতে:
- নিশ্চিত করুন Payment কলামে COMPLETED দেখাচ্ছে — অপরিশোধিত অর্ডারের জন্য কুরিয়ার অপশনটি লুকানো থাকে।
- Update Shipping Status খুলতে পেন্সিল আইকনে ক্লিক করুন।
- Submit to Steadfast Courier চেকবক্সে টিক দিন (স্ক্রিনে এটি "Automatically send this order to Steadfast for delivery" হিসেবে বর্ণিত)।
- Shipping Status কে Shipped এ সেট করুন এবং Update Status-এ ক্লিক করুন।
Course37 ক্রেতার নাম, অর্ডারের ডেলিভারি ঠিকানা ও মোবাইল, এবং বইয়ের নামের তালিকাসহ একটি নোট ব্যবহার করে কনসাইনমেন্ট বুক করে। যেহেতু শিক্ষার্থী ইতিমধ্যে অনলাইনে পরিশোধ করেছেন, পার্সেলটি শূন্য ক্যাশ-অন-ডেলিভারি পরিমাণসহ পাঠানো হয় — কুরিয়ার দরজায় কিছু সংগ্রহ করে না। এটি কাজ করলে, নিশ্চিতকরণ বার্তায় দেখায় Status updated and order submitted to courier।
চোখের আইকন দিয়ে অর্ডারটি আবার খুললে এখন একটি Courier Information (STEADFAST) ব্লক দেখা যায় যেখানে থাকে:
- Consignment ID: পার্সেলের জন্য কুরিয়ারের রেফারেন্স।
- Tracking Code: একটি ক্লিকযোগ্য লিংক যা এই পার্সেলের জন্য Steadfast ট্র্যাকিং পেজ খোলে।
- Courier Status: পার্সেলটি কোথায় আছে তার কুরিয়ারের নিজস্ব বর্ণনা (যেমন pending, hold অথবা delivered)।
- Submitted: কনসাইনমেন্টটি কখন তৈরি হয়েছিল।
- Delivered: Steadfast কখন ডেলিভারি নিশ্চিত করেছে।
মাথায় রাখার মতো দুটি বিষয়:
- ডেলিভারি মোবাইল নম্বরটি অবশ্যই একটি ব্যবহারযোগ্য বাংলাদেশি মোবাইল নম্বর হতে হবে। এটি লেখার সাধারণ উপায়গুলো — 01712345678, 1712345678 অথবা +880 ভার্সন — সবই ঠিক আছে, কারণ পাঠানোর আগে নম্বরটি পরিষ্কার করে নেওয়া হয়। এটি বাংলাদেশি মোবাইল নম্বর হিসেবে পড়া না গেলে, কুরিয়ার সাবমিশন প্রত্যাখ্যাত হয় এবং বার্তায় ভুল নম্বরটির উল্লেখ থাকে, এবং আবার চেষ্টা করার আগে আপনার ক্রেতার কাছ থেকে সঠিক নম্বরটি নিতে হবে।
- একটি অর্ডার শুধুমাত্র একবারই পাঠানো যায়। সফল সাবমিশনের পর চেকবক্সটি অদৃশ্য হয়ে যায় এবং আপডেট উইন্ডোতে পরিবর্তে একটি সবুজ লাইনে Already submitted to courier দেখানো হয়, পার্সেল ট্র্যাক করার জন্য একটি Track: লিংকসহ।
৮. স্বয়ংক্রিয় ডেলিভারি আপডেট
আপনি যদি আপনার Steadfast পোর্টালে Webhook URL কনফিগার করে থাকেন, তাহলে কুরিয়ার নিজে থেকেই রিপোর্ট করে এবং অর্ডারটি নিজে থেকেই আপডেট হয়: পার্সেল ট্রানজিটে বা হোল্ডে থাকাকালীন Shipping Shipped-এ চলে যায়, হস্তান্তরের সময় Delivered-এ (ডেলিভারির সময় অর্ডারে স্ট্যাম্প করা হয়), এবং কুরিয়ার বাতিল করলে Cancelled-এ। কুরিয়ারে এখনো পর্যালোচনাধীন অর্ডারগুলো Processing-এ থেকে যায়।
এর মানে হলো একটি অর্ডার আপনি স্পর্শ না করেই Delivered-এ পৌঁছাতে পারে — যা এটিকে লকও করে দেয়, তাই কোনো স্ট্যাটাস ভুলবশত সেট হয়েছে ধরে নেওয়ার আগে অর্ডারটি চেক করুন।
৯. অর্ডার বাতিল করা, রিফান্ড এবং ইনভয়েস
একটি অর্ডার বাতিল করতে, পেন্সিল আইকনে ক্লিক করুন, Shipping Status কে Cancelled-এ সেট করুন, আপনার টিম যাতে কারণ দেখতে পারে সেজন্য Comment (Optional)-এ কারণ লিখুন, এবং Update Status-এ ক্লিক করুন। অর্ডারটি সাথে সাথে লক হয়ে যায় এবং এরপর আর পুনরায় খোলা বা সম্পাদনা করা যায় না, তাই শুধুমাত্র ডেলিভারি নিশ্চিতভাবে হচ্ছে না জানলেই বাতিল করুন।
- Refunds: Orders পেজে কোনো রিফান্ড বাটন নেই। একটি অর্ডার বাতিল করলে শুধু ডেলিভারি বন্ধ হয় — ইতিমধ্যে সংগৃহীত টাকা যে মাধ্যমে পরিশোধ করা হয়েছিল সেই একই মাধ্যমে শিক্ষার্থীকে ফেরত দিতে হবে।
- Invoices: এই পেজেও কোনো প্রিন্ট বা ডাউনলোড ইনভয়েস বাটন নেই। অর্ডার উইন্ডোতে সম্পূর্ণ রেকর্ড থাকে — ক্রেতার তথ্য, ডেলিভারি ঠিকানা, আইটেম এবং মোট পরিমাণ — যা আপনি আপনার নিজের কাগজপত্র বা ডেলিভারি স্লিপে কপি করে নিতে পারেন।
- ইতিমধ্যে কুরিয়ারের কাছে আছে? আপনার Steadfast পোর্টালেও কনসাইনমেন্টটি বাতিল করুন, নাহলে কুরিয়ার তখনও ডেলিভারির চেষ্টা করতে থাকবে।